Xano et WeWeb facilitent la réinsertion des personnes sorties de prison

Choisir les bons outils : WeWeb et Xano

Lorsque nous avons rencontré Vincent, le directeur informatique du Groupe SOS, nous avons rapidement reconnu le schéma classique d'un projet low-code réussi :

• Utilisation intensive d'Excel et de Google Sheets.
• Flux de travail de validation complexe nécessitant plusieurs itérations sur chaque facture pour être prêt.
• Un nombre incalculable d'heures consacrées à des tâches de faible valeur, telles que la vérification du fait que tous les professionnels ont effectivement rencontré le condamné.
• Une forte pression administrative, le gouvernement préférant allouer des fonds à la réinsertion des condamnés plutôt qu'à des tâches administratives.

Après un premier atelier d'environ deux heures, nous avons découvert toutes les caractéristiques principales et les complexités potentielles de ce projet :

1. Une interface de calendrier complexe pour aider les administrateurs à planifier environ 2000 réunions par mois.
2. Moteurs de règles back-end avancés en raison des nombreuses contraintes appliquées aux condamnés (par exemple, horaires de travail, semi-liberté, restrictions concernant les rencontres avec d'autres condamnés, réunions spéciales avec les forces de l'ordre).
3. Besoins avancés en matière de rapports avec des tableaux complexes.
4. Exportation des factures aux formats CSV et PDF.
5. Accessibilité mobile.

Sur la base de ces exigences, nous avons d'abord envisagé Retoolfront-endP lasmic a été écarté car il nécessitait trop d'efforts pour construire des composants et maintenir le site front-end (à l'époque, Plasmic était principalement un studio de conception de composants react). Nous avons également éliminé notre outil préféré, Retool, en raison de l'absence d'un composant de calendrier avancé et de son modèle de tarification prohibitif (Retool utilise un modèle de tarification par siège utilisateur, incompatible avec les considérations budgétaires prudentes du Groupe SOS). Nous avons donc choisi WeWeb, qui propose un prix forfaitaire tout en offrant une plateforme front-end parfaitement adaptée.

Pour le back-end, nous avons dû renoncer à notre solution préférée, Supabase, car nous avions besoin de créer une logique commerciale complexe et d'être en mesure de la modifier rapidement. Nous avons donc opté pour Xano, la plateforme de back-end low-code la plus avancée au monde.

Comment nous avons construit un produit low-code avec WeWeb et Xano

Lors des premiers ateliers, nous avons commencé par observer les processus et outils existants utilisés par les employés du Groupe SOS. Nous avons notamment analysé toutes les factures existantes, les fichiers XLS, les courriels et les documents qui soutiennent leur travail.

Nous avons ensuite commencé à concevoir le modèle de données : réunions, condamnés, utilisateurs professionnels, factures, lignes de factures, etc. Nous avons rapidement conçu des tables dans Xano et créé automatiquement les points de terminaison de l'API CRUD. Dès que les premières tables ont été prêtes, nous avons immédiatement conçu les écrans de base front-end pour créer, lister et rechercher des éléments de base tels que les condamnés, les factures et les réunions.

Nous avons ensuite passé trois semaines à travailler sur la fonctionnalité la plus avancée et la plus compliquée : la planification des réunions. Les sessions de planification sont toujours stressantes car nous devons prendre en compte de multiples dimensions : les horaires des professionnels, les contraintes des condamnés et les obligations légales (les condamnés ont différentes obligations de suivi allant de 2 heures par semaine à 11 heures par semaine).

Nous devions nous adapter soigneusement au processus, mais aussi apporter des améliorations à l'organisation des sessions de planification, car de nouveaux outils et de nouvelles optimisations étaient possibles. Beaucoup de travaux et de changements ont été effectués au cours de ces semaines. Heureusement, avec WeWeb et Xano, les coûts de remaniement sont minimes. Nous pouvons itérer autant que nécessaire pour créer le parcours utilisateur le plus adapté et le plus personnalisé pour les professionnels et les administrateurs du Groupe SOS.

Une fois la planification terminée, nous nous sommes concentrés sur le processus de génération de factures, où nous prenons toutes les réunions d'une région donnée, préparons un projet de facture avec de nombreuses règles de tarification (en fonction de la nature des réunions, de leur durée, du nombre de professionnels, du temps de transport et du lieu de la réunion). Le projet de facture doit ensuite être validé par les représentants des autorités locales. Une fois validées localement, les factures régionales peuvent être consolidées au niveau national, avec des lignes personnalisées supplémentaires à envoyer aux instances gouvernementales nationales pour validation finale.

Chaque facture doit être accompagnée de rapports détaillés et de preuves de chaque réunion - une partie moins amusante.

Enfin, la partie la plus excitante a été les dernières semaines du projet où nous avons itéré avec les équipes pour ajouter de nombreuses petites fonctionnalités qui ont facilité la vie de tout le monde :

• Notifications par SMS et par courrier électronique aux condamnés pour éviter les absences.
• Des rapports à l'échelle du service pour aider à ajuster le nombre de professionnels embauchés.
• Rapports financiers pour aider à la comptabilité.
• De magnifiques modèles PDF pour les calendriers, les factures et les listes.
• Un moteur de planification automatique pour faciliter les longues et fastidieuses sessions de planification.

Conclusion

En mettant en place un logiciel personnalisé, nous avons éliminé de nombreuses erreurs humaines, réduit des milliers d'heures de travail inutiles pour les administrateurs et permis aux professionnels de consacrer plus de temps à aider les condamnés à se réinsérer dans la société au lieu de s'occuper de la paperasse. Le projet a été construit avec les utilisateurs, un aspect essentiel car s'appuyer sur des outils très visuels comme WeWeb a fourni une opportunité inégalée pour des sessions de co-construction. Et ce fut un succès, comme vous pouvez le voir - l'utilisation de l'application est montée en flèche avec plusieurs centaines d'appels API par heure, démontrant un engagement intensif de la part des utilisateurs.

La génération de PDF a été un défi qui a pris un temps considérable. Voici donc un conseil : n'essayez pas de le faire vous-même et ne vous fiez pas à CSS Media Print des navigateurs. Vous rencontrerez de nombreux problèmes. Une forte recommandation de Code.Store : nous avons utilisé Docugenerate, un outil simple mais puissant qui permet de télécharger des modèles DOCX avec des variables et qui utilise ensuite un appel API simple pour générer des PDF à la volée.

Nous avons passé trois semaines à essayer de faire fonctionner la génération de PDF par nous-mêmes. Cela aurait pu être évité.

WeWeb et Xano sont des outils bien intégrés. Un regret avec WeWeb était le manque de composants prêts à l'emploi disponibles dans les modules Retool ou Superblocks. Mais peut-être que leur feuille de route répondra bientôt à nos plaintes.