L'ERP low-code maîtrise la complexité

ERP

Low-code

Simplifier des projets de conception de mobilier complexes

Opportunité

Joly Design est une entreprise familiale qui existe depuis 50 ans. Elle conçoit des meubles pour de nombreuses marques dans le monde entier et dispose d'une base de données unique de plus de 70 000 modèles. Il y a de fortes chances que vous vous soyez déjà assis sur l'une de leurs créations. Le modèle commercial de l'entreprise est très spécifique : elle ne produit pas de meubles elle-même, mais perçoit des redevances sur ses créations. L'ensemble du processus, depuis les premières esquisses jusqu'aux rapports de vente, prend des mois et était pris en charge par un système logiciel sur site vieux de 20 ans. Un architecte indépendant, ami de la famille, assurait la maintenance de ce système depuis une dizaine d'années. Cependant, après avoir reçu une offre d'une startup, il n'était plus en mesure de gérer le logiciel. Cette situation présentait des risques importants pour Joly Design, car les opérations et les données historiques de 70 000 modèles étaient menacées. L'entreprise devait agir rapidement pour relever ces défis.

Solution

Joly Design est une petite entreprise qui n'avait pas les moyens de s'offrir un logiciel traditionnel personnalisé, ni de trouver des solutions SaaS prêtes à l'emploi qui conviennent à ses processus d'affaires uniques. Nous avons donc décidé de nous appuyer sur Retool et Supabase pour reconstruire et migrer leur ancienne application métier interne vers une pile technologique moderne, cloud-first. Nous avons réussi à proposer un budget fixe de seulement 80 000 euros pour la refonte, la reconstruction et la migration de toutes les données. Ce budget couvre la prise en charge du flux de travail pour la conception des modèles, un portail client, les échanges, les importations de rapports sur les redevances, la facturation, la comptabilité et la gestion des utilisateurs.

Comment concevoir la migration d'une application d'entreprise patrimoniale ?

La migration d'un système ERP existant repose toujours plus ou moins sur les mêmes étapes.

Nous passons en revue tous les parcours des utilisateurs avec les utilisateurs finaux du logiciel existant.
Prenez des notes sur chaque écran de l'application : quels sont les champs, quelles sont les actions, quel est le flux.
Nous commençons à concevoir le nouveau modèle de données dans Supabase (Qu'est-ce qui définit un modèle ? Quels champs pour un client ? Quel workflow pour les royalties ? Quel format pour une facture, etc...).
L'étape suivante consiste à concevoir des flux d'utilisateurs et des maquettes de haut niveau des principaux écrans d'interaction. Olga, notre Product Owner, préfère utiliser les tableaux Miro, qui sont plus faciles à comprendre pour des clients non techniques comme Joly Design. Ils peuvent voir le flux, les écrans, poser des questions et faire des commentaires directement sur le tableau Miro.

Vous vous demandez peut-être pourquoi nous n'avons pas commencé à concevoir directement dans Retool, avec des itérations courtes, comme nous l'avons fait pour d'autres projets de migration d'applications patrimoniales ?

Il nous a semblé que nous avions besoin de plus de temps pour concevoir l'ensemble du processus et du flux de travail avant de nous précipiter sur les écrans d'application. Les principales raisons étaient que les clients non techniques ont besoin de plus de temps pour accepter la complexité de leurs propres processus, qu'ils ont l'habitude d'exécuter, mais qu'ils ont plus de difficultés à synthétiser et à construire leur propre modèle mental. Nous ajoutons généralement cette première étape de conception dans le cas de projets très complexes ou de clients très peu techniques.

Partie du tableau Miro avec tous les parcours utilisateurs de Joly Design EPR

Comment s'est déroulée cette migration vers low-code?

Très bien ! Nous avons rapidement conçu des écrans pour gérer les modèles. La gestion des images haute résolution a été un défi, car le logiciel Retool n'étant pas vraiment conçu pour les artistes, quelques ajustements ont été nécessaires. L'intégration de l'API de Fidealis a également été une tâche ardue. C'est crucial pour le dépôt de brevets, où chaque modèle conçu par Joly Design doit être déposé et horodaté par ce fournisseur de services tiers. Nous avons également fait quelques allers-retours pour trouver un moyen simple et sécurisé de présenter les modèles conçus aux clients. Auparavant, des pages PDF étaient créées manuellement avec les modèles conçus et envoyées par courrier au client. Nous avons fini par créer des pages de portail pour les clients où ils peuvent désormais sélectionner des modèles comme sur un site de commerce électronique, ajouter des commentaires et supprimer les modèles qu'ils n'aiment pas. Une façon étonnante de communiquer entre les concepteurs et les clients.

L'importation des fichiers de redevances a également été une tâche assez compliquée, car nous devions traiter de nombreux formats différents. Nous avons fini par créer un logiciel intermédiaire qui transforme ces formats en un format pivot unique, qui a ensuite été importé dans Supabase.

Oh, au fait, nous avons oublié de dire pourquoi nous avons préféré Supabase à Xano pour ce projet. La raison est que lorsque nous avons beaucoup de rapports financiers, les requêtes SQL directes sont beaucoup plus efficaces que l'écriture de tonnes de points de terminaison différents et complexes avec Xano. Nous pouvons écrire des requêtes SQL complexes avec un grand nombre de variables et générer presque n'importe quel type de rapport avec quelques requêtes. Notre règle est donc simple : si nous avons beaucoup de JOINs et de requêtes multi-tables complexes, il est probablement préférable d'utiliser Supabase. En revanche, si nous avons une logique d'entreprise complexe avec un traitement algorithmique des données, Xano est bien meilleur.

Enfin, la migration a également constitué un défi, car nous devions extraire des données d'un serveur Windows 2000 vieux de 20 ans, installé sur place et auquel seul TeamViewer avait accès. Personne n'avait jamais utilisé Windows 2000 dans notre équipe. Oups, nous avons dû apprendre avec des larmes à quel point les produits Microsoft peuvent être horribles :)

En fin de compte, une fois que nous avons formé tous les employés de Joly Design, ils sont devenus des utilisateurs heureux d'un nouveau logiciel puissant. Mais surtout, nous avons sauvé leurs 70 000 modèles et leur avons offert un moyen de continuer à concevoir des meubles pour vos fesses pendant les 50 prochaines années.

‍