Convictos acompanham ERP com Xano e WeWeb

Selecionando as ferramentas certas: WeWeb e Xano

Quando nos reunimos pela primeira vez com Vincent, o diretor de TI do SOS Group, reconhecemos rapidamente o padrão clássico de um projeto bem-sucedido com pouco código:

• Uso extensivo do Excel e do Google Sheets.
• Fluxo de trabalho de validação complexo que exige várias iterações em cada fatura para estar pronto.
• Inúmeras horas gastas em tarefas de baixo valor, como verificar se todos os profissionais realmente se reuniram com o condenado
• Alta pressão administrativa, pois o governo prefere alocar fundos para a reabilitação de condenados em vez de tarefas administrativas.

Após um primeiro workshop que durou cerca de duas horas, descobrimos todos os principais recursos e as possíveis complexidades desse projeto:

1. Uma interface de calendário complexa para ajudar os administradores a planejar cerca de 2.000 reuniões por mês.
2. Mecanismos avançados de regras de back-end devido a muitas restrições aplicadas aos condenados (por exemplo, horários de trabalho, liberdade condicional diária, restrições ao encontro com outros condenados, reuniões especiais de aplicação da lei)
3. Necessidades de relatórios avançados com tabelas complexas.
4. Exportação de faturas nos formatos CSV e PDF.
5. Acessibilidade móvel.

Com base nesses requisitos, consideramos inicialmente RetoolWeWeb e Plasmic para o front-end. O Plasmic foi descartado porque exigia muito esforço na criação de componentes e na manutenção do front-end (naquela época, o Plasmic era basicamente um estúdio de design de componentes react). Também eliminamos nossa ferramenta preferida, o Retool, devido à falta de um componente avançado de calendário e ao modelo de preço proibitivo (oRetool usa um modelo de preço por assento de usuário, incompatível com as cuidadosas considerações orçamentárias do SOS Group). Assim, escolhemos a WeWeb, que oferecia um custo fixo e uma plataforma de front-end totalmente capaz.

Para o back-end, tivemos que abandonar o nosso favorito Supabase porque precisávamos criar uma lógica comercial complexa e poder iterá-la rapidamente. Por isso, mudamos para o Xano, a plataforma de back-end low-code mais avançada do mundo.

Como criamos um produto com pouco código com a WeWeb e a Xano

Durante os primeiros workshops, começamos observando os processos e as ferramentas existentes usados pelos funcionários do Grupo SOS. Isso incluiu a análise de todas as faturas, arquivos XLS, e-mails e documentos existentes que apoiavam o trabalho deles.

Em seguida, começamos a projetar o modelo de dados: reuniões, condenados, usuários profissionais, faturas, linhas de fatura etc. Projetamos rapidamente tabelas no Xano e criamos automaticamente os pontos de extremidade da API CRUD. Assim que as primeiras tabelas ficaram prontas, projetamos imediatamente telas básicas de front-end para criar, listar e pesquisar itens básicos como condenados, faturas e reuniões.

Em seguida, passamos três semanas iterando sobre o recurso mais avançado e complicado: o planejamento de reuniões. As sessões de planejamento são sempre estressantes, pois precisamos considerar várias dimensões: agendamento para profissionais, restrições dos condenados e obrigações legais (os condenados têm diferentes obrigações de acompanhamento que variam de 2 horas por semana a 11 horas por semana).

Precisávamos nos adaptar cuidadosamente ao processo, mas também oferecer melhorias na forma como as sessões de planejamento eram organizadas, já que novas ferramentas e otimizações eram possíveis. Muitas mudanças e retrabalhos foram feitos durante essas semanas. Felizmente, com a WeWeb e a Xano, os custos de retrabalho são mínimos. Podemos iterar o quanto for necessário para criar a jornada do usuário mais adaptada e personalizada para os profissionais e administradores do SOS Group.

Uma vez concluído o planejamento, concentramo-nos no processo de geração de faturas, em que basicamente pegamos todas as reuniões de uma determinada região, preparamos uma fatura preliminar com várias regras de preços (dependendo da natureza das reuniões, sua duração, número de profissionais, tempo de transporte e local da reunião). Em seguida, a fatura preliminar precisa ser validada pelos representantes do governo local. Depois de validadas localmente, as faturas regionais podem ser consolidadas nacionalmente, com linhas personalizadas adicionais a serem enviadas às instâncias governamentais nacionais para validação final.

Cada fatura deve ser acompanhada de relatórios detalhados e comprovantes de cada reunião - uma parte não tão divertida.

Por fim, a parte mais empolgante foram as últimas semanas do projeto, em que iteramos com as equipes para adicionar vários pequenos recursos que facilitaram a vida de todos:

• Notificações por SMS e e-mail aos condenados para evitar o não comparecimento.
• Relatórios em todo o serviço para ajudar a ajustar o número de profissionais contratados.
• Relatórios financeiros para auxiliar na contabilidade.
• Lindos modelos em PDF para calendários, faturas e listagens.
• Um mecanismo de planejamento automático para ajudar nas longas e tediosas sessões de planejamento.

Conclusão

Com a implementação de um software personalizado, eliminamos muitos erros humanos, reduzimos milhares de horas de trabalho desnecessário para os administradores e permitimos que os profissionais tivessem mais tempo para ajudar os condenados a se reintegrarem à sociedade, em vez de lidar com a papelada. O projeto foi desenvolvido com os usuários, um aspecto essencial, pois contar com ferramentas altamente visuais como a WeWeb proporcionou uma oportunidade inigualável para sessões de co-construção. E foi um sucesso, como você pode ver - o uso do aplicativo disparou com várias centenas de chamadas de API por hora, demonstrando um intenso envolvimento do usuário.

Um desafio que levou um tempo considerável foi a geração de PDFs. Portanto, aqui vai um conselho: não tente fazer isso sozinho nem confie no CSS Media Print dos navegadores. Você enfrentará vários problemas. Uma forte recomendação da Code.Store: usamos o Docugenerate, uma ferramenta simples, mas poderosa, que permite carregar modelos DOCX com variáveis e, em seguida, usa uma chamada de API direta para gerar PDFs em tempo real.

Passamos três semanas tentando fazer a geração de PDF funcionar por conta própria. Isso poderia ter sido evitado.

O WeWeb e o Xano são ferramentas bem integradas. Um ponto negativo do WeWeb foi a falta de componentes prontos para uso disponíveis em Retool ou Superblocks. Mas talvez o roadmap deles resolva nossas reclamações em breve.